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18 DoNot
(gesetz.donot.abschnitt-2)
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(1) Die von der Notarin oder dem Notar verwahrten Urschriften ( 45 Abs. 1, Abs. 3 BeurkG; 34 Abs. 3 BeurkG; 796 c Abs. 1, 1053 Abs. 4 ZPO, 98 Abs. 2 Satz 1, 99 Satz 1, 96 Abs. 3 Satz 1, 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG), Ausfertigungen ( 45 Abs. 2 Satz 2 und 3 BeurkG) und Abschriften ( 19, 20 Abs. 1 Satz 3 und 4, Abs. 3 Satz 1) sowie die Vermerkbltter ber herausgegebene Urkunden ( 20 Abs. 1 Satz 1 und 2) sind nach der Nummernfolge der Urkundenrolle geordnet in einer Urkundensammlung aufzubewahren. 2Die Urschrift des fr vollstreckbar erklrten Anwaltsvergleichs sowie eine beglaubigte Abschrift des Schiedsspruchs mit vereinbartem Wortlaut sind bei der Vollstreckbarerklrung aufzubewahren.

(2) Urkunden oder andere Unterlagen knnen einer anderen Urkunde angeklebt oder angeheftet ( 30) und bei der Haupturkunde aufbewahrt werden,
  • wenn sie ihrem Inhalt Inhalt nach mit der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde derart zusammenhngen, dass sie ohne diese von den Beteiligten in zweckdienlicher Weise nicht verwendet werden knnen (z. B. Vertragsannahme-, Auflassungs- oder Genehmigungserklrungen),
  • wenn sie fr die Rechtswirksamkeit oder die Durchfhrung des in der Haupturkunde beurkundeten Rechtsvorgangs bedeutsam sind (z. B. Genehmigungen, behrdliche Beschlsse und Bescheinigungen, Erbscheine, Eintragungsmitteilungen),
  • wenn in ihnen der Inhalt der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde berichtigt, gendert, ergnzt oder aufgehoben wird (vgl. 8 Abs. 6); werden sie nicht mit der Haupturkunde verbunden, so ist bei der Haupturkunde durch einen Vermerk auf sie zu verweisen; der Vermerk ist in die spteren Ausfertigungen und Abschriften zu bernehmen.
Nachweise ber die Vertretungsberechtigung, die gem 12 BeurkG einer Niederschrift beigefgt werden, sind dieser anzukleben oder anzuheften ( 30) sowie mit ihr aufzubewahren. 3In die Urkundensammlung ist an der Stelle der bei der Haupturkunde verwahrten Urkunde ein Hinweisblatt oder eine Abschrift, auf der ein Hinweis auf die Haupturkunde anzubringen ist, aufzunehmen.

(3) Die verbundenen Urkunden knnen in die Ausfertigungen und Abschriften der Haupturkunde aufgenommen werden.

(4) Erbvertrge, die in der Verwahrung der Notarin oder des Notars bleiben ( 34 Abs. 3 BeurkG), knnen abweichend von Absatz 1 gesondert aufbewahrt werden. Fr die Urkundensammlung ist ein Vermerkblatt entsprechend 20 Abs. 1 oder eine beglaubigte Abschrift zu fertigen; beglaubigte Abschriften sind in verschlossenem Umschlag zur Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklren.

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