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5 DONot Fhrung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung
(gesetz.donot.abschnitt-2)
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(1) Notarinnen und Notare fhren die folgenden Bcher und Verzeichnisse:

  1. die Urkundenrolle,
  2. das Verwahrungsbuch,
  3. das Massenbuch,
  4. das Erbvertragsverzeichnis,
  5. die Anderkontenliste,
  6. die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
  7. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
  8. im Bereich der Notarkasse in Mnchen und der Lndernotarkasse in Leipzig** das Kostenregister.
Sie fhren folgende Akten:
  1. die Urkundensammlung,
  2. Sammelbnde fr Wechsel- und Scheckproteste,
  3. die Nebenakten,
  4. die Generalakten.

(2) Notarinnen und Notare erstellen jhrliche Geschftsbersichten und bersichten ber die Verwahrungsgeschfte.

(3) Die Unterlagen sind in der Geschftsstelle zu fhren. Zur Fhrung der Unterlagen drfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar beschftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulssig.

(4) Fr die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschlielich der gesondert aufbewahrten Erbvertrge ( 18 Abs. 4): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann sptestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine lngere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfgungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell fr einzelne Arten von Rechtsgeschften, z.B. fr Verfgungen von Todes wegen, getroffen werden,
  • Sammelbnde fr Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.
Abschriften der Verfgungen von Todes wegen, die gem 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung fr Notare in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 1.1.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Nr. 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

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